Esta semana estaba leyendo un articulo muy interesante del blog Mejores Proyectos, sobre ¿Cómo elaborar una buena minuta de reunión? y me pareció tan acertado, que me provocó compartirlo con ustedes. Haciendo mis aportaciones, claro está!
Una minuta, no es mas que el registro escrito del desarrollo de una reunión, entre dos o muchas mas personas. Nos servirá, no solo para recordar los acuerdos a los que se llegó en dicha reunión, sino como medio de información para aquellos que no pudieron asistir.
Una buena minuta de reunión tiene tres partes bien diferenciadas:
1. Identidad de la reunión: código o nombre del proyecto, fase del proyecto a la cual pertenece la reunión, fecha y lugar de la reunión, asistentes (nombre, organización, cargo y nro. de contacto).
2. Issues tratados: una lista de issues (o asuntos)tratados en la reunión, provenientes de la bitácora de issues del proyecto. Con respecto a cada issue, descripción y decisiones tomadas.
NOTA: Idealmente, esta lista de issues a tratar se deberá distribuir a todos los asistentes antes de la reunión, para ganar tiempo y no hablar de temas irrelevantes una vez reunidos.
3. Responsabilidad del documento: “elaborado por”, fecha y “aprobado por” si es necesario.
Al fin y al cabo, una minuta no es mas que poner en papel, las decisiones tomadas durante una reunión.
El modelo o formato a utilizar variará según las necesidades del proyecto o gustos personales, pero podríamos utilizar el siguiente formato:
IMPORTANTE: Siempre es buena idea, entregar una copia de la minuta a cada miembros de la reunión.
(si quieres descargar la minuta, haz clic aquí)
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